A Nota fiscal eletrônica já é uma realidade e até 31/12/2010 será obrigatória para todas as empresas, conforme cronograma da Fazenda Federal, criando um novo modelo de operação e processos nas empresas.

É muito importante que neste momento as empresas estejam atentas aos prazos que devem começar a emissão da NF-e. Devem estar muito próximas da sua contabilidade para discutir as mudanças no processo de emissão de notas fiscais e os prazos de implementação.

É certo, que cada vez mais as empresas deverão que ter o seu departamento de faturamento bem estruturado, treinado em legislação fiscal, atento às emissões de nota, minimizando as ocorrências de erro, pois a fiscalização será muito mais precisa e portanto até mesmo aquelas situações em que eventualmente o cliente não emite uma nota por um motivo ou outro será de grande risco para a empresa.

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.

Em casos de impossibilidade de transmissão do arquivo haverá um plano de contingência.
A mercadoria não poderá circular sem a transmissão do arquivo mesmo que no plano de contingência.

Mais informações consulte: http://www.fazenda.gov.br/confaz/


O que a empresa deve providenciar:

- Papel de segurança (papel moeda) para impressão do DANFE quando houver necessidade do plano de contingência.
- Possuir certificação digital (possuir certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa). O certificado digital utilizado no Projeto Nota Fiscal eletrônica será emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, tipo A3, devendo conter o CNPJ da pessoa jurídica titular do certificado digital.
http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp.

- A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foi transmitido e autorizado conforme estabelece a legislação vigente. É necessário manter a guarda e backup por no mínimo 05 anos de todos os arquivos emitidos da NF-e.

Quais os cuidados que a Empresa deve estar atenta:

- As Empresas deverão estar inteiramente cientes do novo processo;
- Deverão ter pessoas que saibam o que estão fazendo, que conheçam um mínimo da legislação fiscal;
- Deverão conhecer todo o processo, como enviar o arquivo, o que fazer em caso de impossibilidade de não transmissão do arquivo, o que é certificação digital, qual a validade;
- Estar com os cadastros de clientes, produtos revisados, sem espaços em brancos, separar o número predial do endereço, revisar, classificação fiscal, cadastramento incorreto de CNPJ e inscrição estadual. Não serão aceitos cadastros incompletos, com caracteres não reconhecidos, até mesmo unidade de medida com espaço em branco, portanto revisem seus cadastros para não terem problemas futuros.
- Backup do arquivo digital NF-e com a autorização da Fazenda, por no mínimo 5 anos. Estabelecer uma rotina de backup padronizada, dedicando uma máquina exclusiva para guarda destes documentos digitais, incluindo guarda física das mídias com as respectivas identificações.

O ILUX já está sendo preparado há algum tempo para atender a NF-e e estaremos fazendo os testes até a metade do mês de agosto, inclusive com a homologação do arquivo que já está sendo feita no site da receita. Em 1/09/2009 o sistema estará apto para geração do arquivo no formato exigido pela fazenda (XML ou TXT).